Automatización para contables e IT para firmas de CPA en Puerto Rico
Documentos de clientes recogidos sin perseguir a nadie, recibos entrados sin teclearlos y cada fecha de Hacienda bajo control, con la información financiera de sus clientes protegida.
En qué se le va la temporada a una firma de contabilidad
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Perseguir documentos
Buena parte de la temporada es pedirle a los clientes los mismos documentos otra vez, y aun así falta un W-2PR o un 480 la semana de la fecha límite.
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Entrar todo a mano
Recibos, facturas y estados bancarios llegan como fotos y PDF, y alguien los entra en QuickBooks línea por línea.
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Un calendario distinto para cada cliente
IVU, pagos estimados, nóminas, planillas anuales. Cada cliente tiene sus fechas, casi siempre en el Excel de una sola persona.
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Información sensible regada
Planillas y estados bancarios en anejos de email, carpetas compartidas y laptops personales, sin control de quién abre qué.
El año tiene su ritmo, y enero lo marca
Desde enero, una firma de contabilidad vive de los papeles de otros. Los clientes envían documentos poco a poco, por email, WhatsApp o en un sobre. El personal envía recordatorios, y después más recordatorios. Cuando por fin llegan, alguien los entra en QuickBooks.
El resto del año tiene su calendario: el IVU en SURI, los pagos estimados, las nóminas, los cierres. Cada cliente tiene sus fechas, a menudo en un Excel que solo una persona entiende.
El tiempo no se pierde en la contabilidad. Se pierde entre medio: pedir, esperar, volver a entrar datos y verificar fechas.
El mismo enero, sin perseguir a nadie
Imagine la próxima temporada así. Cada cliente recibe una lista exacta de lo que usted necesita y un enlace seguro para subirlo. Los recordatorios salen cuando usted decida. Un tablero le muestra quién completó, y su personal solo llama a quien hace falta.
Los recibos y facturas llegan a QuickBooks como borrador. Las transacciones bancarias llegan cuadradas antes de conciliar. Su equipo pasa la temporada revisando y asesorando, que es el trabajo por el que le pagan a un CPA. Eso es la automatización para contables en la práctica: menos tecleo y más revisión.
Se monta en los meses tranquilos
Le recomendamos empezar después de la temporada de planillas. Pasamos tiempo en su oficina y escogemos el paso que más horas le cuesta. Lo montamos en las herramientas que ya tiene y lo probamos con unos pocos clientes. Mientras tanto nos encargamos de sus servicios de IT y de la seguridad de los expedientes de sus clientes. Si prefiere ver el panorama completo, una evaluación de consultoría le da un plan por prioridad antes de construir nada.
Lo que automatizamos y administramos para firmas de contabilidad
Solicitudes y recordatorios de documentos
Cada cliente recibe su lista y recordatorios cordiales hasta que entrega todo. Usted ve de un vistazo a quién le falta qué.
Entrada de recibos y facturas
Documentos leídos y entrados en QuickBooks como borrador, según sus reglas, para que su personal los apruebe.
Control de fechas límite
Las fechas de Hacienda y del IRS de cada cliente en un solo lugar, con recordatorios a su equipo y al cliente.
Conciliaciones preparadas
Transacciones bancarias cuadradas de antemano, con lo que no cuadra marcado para revisión.
Envío seguro de documentos y backups
Un lugar seguro para recibir documentos en vez de anejos por email, y computadoras con backup.
Protección de la información financiera de sus clientes
Sus archivos tienen números de Seguro Social, cuentas de banco y planillas. Configuramos verificación en dos pasos, equipos cifrados, envío seguro de documentos y backups probados antes de la temporada, no durante. Le ayudamos a documentarlas en el plan de seguridad por escrito que el IRS espera de los preparadores de planillas. No ofrecemos asesoría contributiva ni legal: sus obligaciones con Hacienda y el IRS siguen en sus manos y en las de sus asesores.
Resultados típicos
40–60
horas recuperadas cada temporada de planillas
Típico en una firma de contabilidad de 5 a 15 empleados
El personal suele pasar la temporada persiguiendo documentos por teléfono y email. Con solicitudes y recordatorios automáticos y un enlace seguro para subirlos, normalmente se recuperan de 40 a 60 horas en la primera temporada.
Rango típico para un negocio de este tamaño, no una garantía. Sus resultados dependen de su punto de partida.
Servicios para su industria
Lo que nos preguntan los CPA
¿Y si la automatización entra un número mal?
Puede leer mal un recibo borroso; por eso las entradas llegan como borrador y la herramienta marca lo que no tiene claro. Con el tiempo, usted corrige menos y aprueba más.
¿Cuándo es el mejor momento para empezar?
Después de la temporada de planillas. En los meses tranquilos construimos y probamos sin estorbarle, para que todo esté listo antes del próximo corre y corre. Lo urgente, como un problema de seguridad, lo atendemos enseguida.
¿Los clientes pueden enviar documentos desde el celular?
Sí. Con un enlace seguro, cada cliente sube una foto o un PDF desde su celular, y los documentos dejan de viajar por WhatsApp.
¿Nos pueden decir si la firma cumple con los requisitos de seguridad del IRS?
Revisamos su configuración, cerramos brechas y le ayudamos a poner por escrito sus medidas. Si su firma cumple con un requisito legal específico es una pregunta para su abogado o asesor profesional.
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