Automatización con inteligencia artificial para negocios en Puerto RicoSi su equipo lo hace igual cada vez, lo más probable es que la IA pueda hacerlo por usted.
La inteligencia artificial (IA) es un programa que lee, escribe, organiza y contesta como lo haría un empleado adiestrado, solo que trabaja a toda hora y nunca se cansa de la misma tarea.
Lo que automatizamos
Estos son los trabajos que más automatizamos para pequeños negocios. Ninguno requiere un sistema nuevo: funcionan dentro del email, el calendario y los programas que usted ya usa.
Mensajes y seguimiento a clientes
Las preguntas comunes se contestan por texto o email en minutos, de día o de noche, y los seguimientos salen a tiempo para que ningún cliente se quede sin atender.
Citas
Las citas se agendan, se confirman, se recuerdan y se cambian sin que nadie tenga que estar en el teléfono. Su calendario se mantiene lleno y al día.
Admisión y formularios
Sus clientes y pacientes nuevos llenan los formularios en línea. Las respuestas se revisan y se entran en su sistema antes de que alguien en la oficina las toque.
Facturación y recordatorios de pago
La factura sale cuando se termina el trabajo, y los recordatorios siguen hasta que se cobra. Usted ve quién le debe sin tener que preparar un informe.
Procesamiento de documentos
Facturas, recibos, conocimientos de embarque y contratos se leen, se sacan los datos importantes y se archivan donde van.
Datos entre sistemas
Lo que se entra una vez pasa solo a los demás programas que lo necesitan. Menos errores y nada de copiar de una pantalla a otra.
Informes
Los números que usted revisa cada semana, recogidos y resumidos en un informe corto que le espera en la mañana.
Organización del email
Los buzones compartidos se organizan por tema y urgencia, se dirigen a la persona correcta y las respuestas de rutina quedan listas en borrador.
Solicitudes de reseñas
Después de cada trabajo o visita, el cliente satisfecho recibe un mensaje corto pidiéndole una reseña en Google, justo cuando es más probable que la deje.
Asistente interno de conocimiento
Su equipo hace una pregunta en palabras sencillas y recibe la contestación a partir de sus propios procedimientos, listas de precios y documentos.
IA para negocios, industria por industria
Cada industria repite un trabajo distinto. Esto es lo que más automatizamos en cada una, con un ejemplo de cómo se ve un proyecto de principio a fin.
Oficinas médicas
- Recordatorios y cambios de citas por texto, sin que nadie tenga que llamar
- Formularios de admisión que el paciente llena en línea y pasan directo a su sistema
- Verificación de elegibilidad del plan médico preparada antes de la cita
- Mensajes de seguimiento e instrucciones enviados después de cada visita
- Referidos y resultados de laboratorio organizados y archivados
Proyecto de ejemplo · oficina médica, 5 a 15 empleados
- El problema común
- La recepción pasa buena parte de cada mañana en el teléfono confirmando citas, y los pacientes que no llegan dejan huecos en la agenda.
- Lo que construimos
- Recordatorios por texto para confirmar o cambiar la cita con un solo toque, conectados al calendario de la oficina. Los espacios que se liberan se le ofrecen a pacientes en lista de espera.
- Resultado típico
- Normalmente, de 5 a 10 horas a la semana de vuelta para la recepción y entre 20 y 30% menos citas perdidas.
Empresas de servicios
- Cotizaciones contestadas en minutos, de día o de noche
- Trabajos agendados y asignados al técnico correcto
- Facturas enviadas al cerrar el trabajo, con recordatorios de pago
- Solicitudes de reseñas después de cada trabajo terminado
- Recordatorios de mantenimiento a clientes anteriores cuando les toca servicio
Proyecto de ejemplo · empresa de servicios, 10 a 20 empleados
- El problema común
- Las cotizaciones, la agenda y las facturas viven en chats de WhatsApp y en una hoja de Excel. Las facturas salen tarde y los pagos llegan más tarde todavía.
- Lo que construimos
- Un sistema de entrada que convierte cada solicitud de cotización en un trabajo, lo agenda y envía la factura y los recordatorios cuando el técnico lo cierra.
- Resultado típico
- Normalmente, facturas cobradas en 1 a 3 días en vez de 2 o 3 semanas, y de 3 a 5 horas a la semana ahorradas en coordinar la agenda.
Logística
- Actualizaciones del estatus de cada envío directo al cliente
- Conocimientos de embarque, facturas y formularios de aduana leídos y entrados por usted
- Informes de inventario y rutas listos cada mañana
- Buzones de email compartidos organizados y dirigidos a la persona correcta
Proyecto de ejemplo · compañía de logística, 15 a 40 empleados
- El problema común
- El personal entra los documentos de cada envío en dos sistemas, y los clientes llaman todo el día para preguntar por su orden.
- Lo que construimos
- Lectura de documentos que entra los datos del envío una sola vez y los comparte con ambos sistemas, más mensajes automáticos de estatus en cada etapa.
- Resultado típico
- Normalmente, entre 50 y 70% menos llamadas de estatus y de 8 a 12 horas a la semana menos de entrada de datos.
Construcción
- Primeros borradores de estimados y propuestas a partir de sus proyectos anteriores
- Permisos y documentos de subcontratistas al día, con alertas de vencimiento
- Informes diarios de obra a partir de fotos y notas del proyecto
- Órdenes de cambio y facturas con seguimiento hasta que se cobran
Proyecto de ejemplo · contratista de construcción, 10 a 30 empleados
- El problema común
- Cada propuesta empieza en una hoja de Excel en blanco, y los seguros y permisos de los subcontratistas se controlan de memoria.
- Lo que construimos
- Borradores de propuestas armados con proyectos anteriores y precios actuales para que el estimador los revise, y un control de documentos que avisa antes de que algo venza.
- Resultado típico
- Normalmente, de 3 a 6 horas ahorradas por propuesta, con avisos semanas antes de que un documento venza.
Legal
- Admisión de clientes y verificación de conflictos lista antes de la primera reunión
- Primeros borradores de cartas, mociones y contratos de rutina
- Señalamientos y términos en el calendario de todos, con recordatorios
- Tiempo facturable capturado desde el email y los documentos
Proyecto de ejemplo · bufete de abogados, 3 a 10 empleados
- El problema común
- Los abogados pasan las noches en notas de admisión y borradores de rutina, y se pierden horas facturables porque nadie las anota.
- Lo que construimos
- Una admisión en línea que prepara la verificación de conflictos, primeros borradores a partir de los modelos del propio bufete para revisión del abogado y un resumen diario de tiempo sacado del email y los documentos.
- Resultado típico
- Normalmente, de 5 a 10 horas facturables más al mes por abogado y de 4 a 8 horas de redacción ahorradas cada semana.
Contabilidad
- Solicitudes y recordatorios de documentos a sus clientes, enviados por usted
- Recibos y facturas leídos y entrados en QuickBooks
- Fechas límite de Hacienda al día para cada cliente
- Conciliaciones bancarias preparadas para revisión
Proyecto de ejemplo · firma de contabilidad, 5 a 15 empleados
- El problema común
- Cada temporada de planillas son semanas llamando a clientes para pedir documentos y luego entrando recibos a mano en QuickBooks.
- Lo que construimos
- Solicitudes automáticas de documentos con recordatorios hasta que el expediente de cada cliente está completo, y lectura de recibos que entra las transacciones para que el personal las revise.
- Resultado típico
- Normalmente, de 40 a 60 horas ahorradas cada temporada de planillas, con expedientes completos 1 o 2 semanas antes.
Cómo funciona un proyecto de IA
Empezamos en pequeño a propósito: un solo proceso, una forma clara de medir el éxito y la prueba de que funciona antes de que usted invierta más.
- 01
Conocemos su negocio
Pasamos tiempo en su negocio y vemos cómo se hace el trabajo de verdad. Juntos escogemos la tarea repetitiva que más horas le cuesta a su equipo.
- 02
Piloto con un solo proceso
Automatizamos esa tarea, la conectamos con las herramientas que ya usa y adiestramos a su equipo. La mayoría de los pilotos están funcionando en pocas semanas.
- 03
Medimos los resultados
Comparamos el antes y el después con la medida que acordamos al principio, como horas ahorradas o facturas cobradas antes. Si no está dando resultado, se lo decimos.
- 04
Ampliamos
Cuando la primera automatización demuestra su valor, pasamos al próximo proceso de la lista, a su ritmo. Y seguimos dando soporte a lo que ya está funcionando.
La IA y su información
Es lo primero que nos preguntan los dueños de negocio, y con razón. Así protegemos su información.
Su información sigue siendo privada
La información de sus clientes, pacientes y finanzas se usa solo para el trabajo que usted pidió. Configuramos controles de acceso para que cada persona y cada automatización vea solo lo que necesita.
Solo herramientas de nivel empresarial
Usamos las versiones para empresas de los servicios de IA, con protecciones de datos por contrato, nunca aplicaciones gratuitas para el consumidor. Cuando el proveedor lo ofrece, escogemos la opción que mantiene su información fuera del entrenamiento de la IA.
Sobre lo que usted ya tiene
Siempre que se pueda, las automatizaciones funcionan dentro de herramientas que usted ya paga y conoce, como Microsoft 365 o Google Workspace, para que su información se quede en sus cuentas.
Una persona revisa lo importante
La IA prepara borradores y organiza. Su equipo aprueba todo lo que tenga consecuencias reales, como un documento legal, un pago o un mensaje sobre la salud de alguien.
HIPAA para oficinas médicas
Si su práctica maneja información de pacientes, solo usamos servicios que firman un acuerdo de socio de negocios (BAA) y le ayudamos a documentar sus medidas de protección bajo HIPAA.
La IA funciona mejor sobre una base sólida
Servicios de IT administrado
Su departamento de IT, sin tener que contratarlo. Help desk, computadoras, red, email y backups, vigilados y mantenidos para resolver los problemas antes de que usted los note.
Ciberseguridad
Proteja su negocio y la información de sus clientes. Evaluaciones de seguridad, protección de email y equipos, backups probados, adiestramiento al personal y apoyo con HIPAA.
Consultoría tecnológica
¿No sabe qué necesita? Evaluamos su operación y le entregamos un plan claro, en palabras sencillas y en orden de prioridad: qué arreglar, qué automatizar y cuánto vale hacerlo.
Lo que los dueños de negocio preguntan sobre la IA
¿La IA va a reemplazar a mis empleados?
Ese no es el propósito, y en un negocio pequeño casi nunca funciona así. La IA se encarga de la parte repetitiva del trabajo, como entrar datos, recordar y organizar, para que su gente dedique su tiempo a los clientes y a lo que requiere criterio. La mayoría de los dueños usan esas horas para crecer sin contratar más personal administrativo.
¿Y si se equivoca?
Puede pasar, y por eso lo diseñamos con eso en mente. Todo lo importante pasa por una persona antes de enviarse o guardarse. Probamos cada automatización con ejemplos reales antes de ponerla a funcionar, guardamos un registro de lo que hace y la ajustamos cuando algo no se ve bien.
¿Tengo que comprar programas nuevos?
Por lo general, no. Conectamos las herramientas que ya usa, como su email, calendario, programa de contabilidad o sistema de la oficina. Algunas automatizaciones necesitan un servicio adicional pequeño, y le decimos exactamente cuál es y cuánto cuesta antes de instalar nada.
¿Cuánto cuesta un proyecto de IA?
Depende del proceso, por eso no publicamos una lista de precios. Como empezamos con un solo piloto, el primer proyecto es pequeño. La primera llamada es gratis, y usted recibe una cotización clara y por escrito antes de empezar cualquier trabajo.
¿Cuánto tiempo toma tenerlo funcionando?
La mayoría de los pilotos están funcionando a pocas semanas de conocer su negocio. Antes de empezar acordamos cómo se ve el éxito, así que en el primer mes o dos sabrá si está dando resultado.
Hablemos de su negocio.
Una llamada de 20 minutos. Sin presión de ventas. Saldrá con al menos una idea que puede usar.
La primera llamada es gratis y sin compromiso. En español o en inglés.